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关于事志和日志管理的认识

发布时间: 2019-05-27 来源:永利官网 浏览次数: 112

       关于事志和日志,邱总几年前两会报告就提出,我们公司也印制了事志日志记录本,平时也在填写日志,关键事件在填写事志,部门人员的日志,我也会检查。今年,负责公司会议工作,对于事志和日志的认识,发生了翻天覆地的变化,如获至宝,找到了两个这么好的管理工具,最好的管理工具就在身边,最接地气、实用、有效的管理工具就是事志和日志,有几点认识:
       一、事志就是管理大数据,通过大数据分析管理问题,带着管理问题看日志有没有安排相应的工作。顾名思义,事志就是分析一个管理事件,透过现象看本质,找出这个事件发生的本质原因,是管理问题还是其他问题?究其原因,任何一个事志的发生,我们都该自问,为什么会发生这样的事情?我在这个事志中承担什么责任?凸显了哪些管理问题?几个问题自问之后,就会发现自己存在的问题,尤其是在月度部门负责人会议上分析,再次剖析这个事志,往往又找出新的原因和最实质的原因,才能帮助我们制定正确的解决措施。
       我们公司的事志来源都是公司安全、环保、质量、行政等各个职能数据中心,通过各个数据中心反馈台账和差错台账,严重的形成事志,再就是各个数据中心主动上报,我们对于事志,持有敏感态度,尤其是涉及两个及以上部门衔接工作的事志,就是我们分析的重点,也是我们的痛点,衔接工作最容易出问题。相信每一个部门负责人都是能把自己的事情做好,可是与其他部门衔接,就容易出问题。公司在月度部门负责人会议上分析事志,通过分析发现是流程问题,我们就制定流程,规定清楚各个关键节点每个人的责任。记得6月份出现了消防栓安装位置不对的事志,涉及2个部门,我们就制定了项目联审流程,2个多月下来,组织近10次联审,再也未发生一起这样的事志了,通过一个事志,制定出一个流程,解决了一系列问题,这就是管理者的成就所在。
       对于事志的上报要持有开放性的态度,敢于自我否定、敢于上事志、敢于分享管理。有时候也会犹豫,我的失职事志这么多,领导会不会对我有看法,公司设置了免责期,就是为了鼓励大家积极上报。一个优秀的部门负责人,应该考虑的是如何提高组织效率、降低差错,而不是考虑自己的小利益。主动上报分享事志的人都是为组织做了贡献的,是具有利他精神的人。你贡献出一个管理问题,大家学习,举一反三,防止其他部门再次发生,尤其是衔接问题的失职事志,一个部门上报,牵涉出3-4个部门,针对问题制定出新的流程,管理更加顺畅,这才是部门负责人该做的。自己管辖范围的事志,做好记录分析,即使自己以后不在这个岗位,其他人再做这个工作,先看看管辖范围的事志大数据,对于他的后续开展管理具有很强的指导意义。
       二、日志就是为了完成工作内容进行的时间分配合理性分析。
       日志分析让我找到了自己工作低效率的原因。有一首歌唱的很好,《时间都是去哪儿了》,一天的工作下来,临近下班,我就会有这样的疑惑,又是一天过去了,模块工作中的几项大事都还没做,时间就过去了。效率何在?时间都去哪儿了?翻开自己的日志分析,才发现,每天是花了70%的时间在做30%的不重要的事情,花了30%的时间去做自己的重点模块工作的事项。行政工作繁琐纷杂,总是被一些小事打断,这样的工作效率,即使再做十年,也会毫无进步,把自己累到崩溃,把部门人员带入一个低效的漩涡,带着部门人员天天加班,加完班回家还加班,大家累,我也累,毫无成就感。
       因此,通过日志的分析,我找出了几个浪费时间的点,每天进行调整。首先,每天上班先看看,履职清单中的几个模块工作的进展如何,再看看邮件和自己接收到的紧急的事情,尤其是有时间限制的事情,最后再去跟踪一下昨天布置的几件事情的进展。避免一上班就陷入一些琐事之中,比如我在写一个很重要的会议纪要,如果有一个电话打过来要求和我讨论一个后勤管理的合理化建议,我将会婉转延后,告诉他30分钟之后行不行,我必须专注的做完一件事情再去处理其他。每天强制自己看看周工作计划和履职清单,及时把工作精力和时间,转移到重点工作上,不要跑偏。对于一些事情,分清楚重要性,下属可以去独立完成的,自己就不要过多再参与了,做好跟踪和询问就行,不要一个事情2-3个人都去,这是非常浪费时间的。近期,我要求部门人员写日志,帮他分析,找出浪费时间的点,开动脑筋,使用先进的设备、设施,管理工具去提高效率,比如钉钉软件,就是个很好的管理工具,帮助我大大提高工作效率,也是我们近期一定要推行的。
       事志和日志管理是个闭环的过程。回顾自己部门发生的失职事志,再翻翻我和部门人员的日志,就会发现,出现这样的失职不是偶然而是必然。我们在出现问题的地方没有花时间去管理,那就必然出问题,例如宿舍管理,我们每次去都是浮于表面,检查前没有做好充分的准备,忽略了管理的有效性,注重管理的形式,没有真正去全面查找宿舍的安全隐患,最后宿舍热水器就出了问题。通过事志印证我们的管理,通过事志大数据,找出来管理问题,这些问题在日志中都是能找到影子的。日志的记录让我们有分析日常工作的来源,通过每天的分析,一段时间的分析,就能找出问题的实质,都是有数据支撑的,不是感觉和空谈。因此,事志和日志是不可分割的,互相印证,日志中找寻事志发生的必然性,事志中揪出管理问题,带着问题去做事,指导日常工作,做好日志记录。如下图所示:

      管理无止境,事志日志是我们身边的管理工具,运用好这两个管理工具,实实在在、踏踏实实的去做好每一个措施,不好高骛远,就是提升,就是进步。

 

                                          (山东国邦行政人事部  刘红)